Quy chế Tổ chức và hoạt động của Phòng Đào tạo

0
1551

Chương 1

VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

 

Điều 1. Vị trí, chức năng

  1. Phòng Đào tạo là đơn vị thuộc Trường Cao đẳng Cộng đồng Sóc Trăng được thành lập theo Quyết định số 59/QĐ-CĐCĐ ngày 18 tháng 5 năm 2018 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Sóc Trăng, có vị trí tương đương với các phòng, khoa, trung tâm khác trong Nhà trường.
  2. Phòng Đào tạo có các chức năng sau:

– Tham mưu, xây dựng các phương án, tổ chức quản lý và triển khai thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động đào tạo của Trường.

– Phối hợp các khoa xây dựng và phát triển chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu thực tiễn của Nhà trường.

– Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn cho giáo viên.

Điều 2. Nhiệm vụ

  1. Tổ chức tiếp nhận học sinh sinh viên (HSSV) trúng tuyển; sắp xếp bố trí HSSV vào các lớp học theo đúng ngành nghề được tuyển chọn; xử lý trường hợp HSSV không đủ điều kiện và các thủ tục hồ sơ vào trường.
  2. Quản lý các loại hồ sơ học vụ: hồ sơ đầu vào – đầu ra, hồ sơ lưu sau khi tốt nghiệp (sổ gốc, sổ cấp bằng, bảng điểm…); quản lý danh sách tốt nghiệp, lập thủ tục cấp bằng tốt nghiệp, cấp hồ sơ cho HSSV tốt nghiệp; lập thủ tục để ra các quyết định cho HSSV tạm nghỉ học, thôi học, cho chuyển đi, nhận chuyển đến.
  3. Cung cấp kịp thời cho các khoa, các phòng, trung tâm, ban chức năng và GVCN danh sách HSSV đã cập nhật sau mỗi đợt xử lý.
  4. Được ủy quyền của Hiệu trưởng xác nhận kết quả học tập cho HSSV theo đúng quy định hiện hành.
  5. Tham mưu cho Ban Giám hiệu về xét cấp học bổng khuyến khích học tập cho HSSV.
  6. Triển khai thực hiện các Nghị quyết của các Hội đồng cấp trường về học vụ, các Quyết định của Hiệu trưởng thuộc nội dung công tác do phòng phụ trách.
  7. Xây dựng, tổ chức quản lý và triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo theo từng năm.
  8. Nghiên cứu, tổ chức xây dựng và thực hiện mục tiêu, chương trình đào tạo các ngành học, các bậc học, các loại hình đào tạo theo kế hoạch chỉ đạo của Ban Giám hiệu. Tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy, học tập và triển khai thực hiện các quy chế đào tạo theo quy định.
  9. Quản lý chất lượng giảng dạy của cán bộ, giảng viên và chất lượng học tập của HSSV. Đề xuất với BGH về các giải pháp nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và tổ chức thực hiện những giải pháp đó. Lập kế hoạch mời giảng và thực hiện chế độ thanh quyết toán tiền vượt giờ cho giáo viên theo quy định hiện hành.
  10. Phối hợp với các khoa xây dựng đề án mở mã ngành đào tạo phù hợp với thực tiễn của Nhà trường và nhu cầu của địa phương.
  11. Tham mưu Ban giám hiệu tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn cho giáo viên.
  12. Phối hợp với các trường liên kết quản lý các lớp đào tạo chuyển tiếp lên đại học và các lớp sau đại học.
  13. Thường trực các Hội đồng tuyển sinh, Hội đồng thi học kỳ, thi tốt nghiệp. Tổ chức tiếp nhận HSSV trúng tuyển vào học, tổ chức lễ khai giảng, tổng kết và phát bằng tốt nghiệp cho HSSV.

 

Chương 2

CƠ CẤU TỔ CHỨC, SỐ LƯỢNG NGƯỜI LÀM VIỆC

 

Điều 3. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của đơn vị bao gồm: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các viên chức chuyên môn nghiệp.

Nhiệm vụ cụ thể được phân công như sau:

  1. Trách nhiệm của lãnh đạo phòng:
  2. a) Trưởng phòng

Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo trường về mọi hoạt động của phòng; Thư ký Hội đồng trường; trực tiếp quản lý công tác huấn luyện giảng viên và phát triển chương trình đào tạo.

  1. b) Phó Trưởng phòng (02):

– Phó Trưởng phòng phụ trách công tác đào tạo Trung cấp và Cao đẳng, nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Tham mưu cho lãnh đạo phòng trong công tác tuyển sinh.

+ Tổ chức thực hiện hoạt động đào tạo chính quy và VLVH do trường đào tạo (lập kế hoạch giảng dạy, kế hoạch thi, thực tập, thực tế,…).

+ Quản lý tiến độ đào tạo; phối hợp với các khoa quản lý chương trình đào tạo và đề cương chi tiết học phần.

+ Quản lý điểm thi và điểm học phần các lớp chính quy; tổ chức thi và  tham mưu cho lãnh đạo phòng xét tốt nghiệp cho HSSV.

+ Quản lý việc đăng ký trả nợ học phần, bảo lưu điểm của sinh viên các lớp cao đẳng và trung cấp.

+ Kiểm tra, thống kê giờ chuẩn của giáo viên các khoa theo từng năm.

– Phó Trưởng phòng phụ trách công tác đào tạo chuyển tiếp lên đại học và sau đại học, nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Tham mưu cho lãnh đạo phòng trong công tác tuyển sinh đào tạo chuyển tiếp lên đại học và sau đại học.

+ Phối hợp với các trường liên kết tổ chức thi kết thúc học phần, thi và phát bằng tốt nghiệp.

+ Quản lý tiến độ học tập các lớp đào tạo chuyển tiếp lên đại học và sau đại học.

+ Tham mưu cho lãnh đạo phòng trong công tác tuyển sinh đào tạo chuyển tiếp lên đại học và đào tạo sau đại học.

Ngoài các nhiệm vụ trên, các Phó Trưởng phòng thay mặt Trưởng phòng giải quyết công việc của phòng khi được phân công.

  1. Trách nhiệm của các viên chức chuyên môn nghiệp vụ:
  2. a) Viên chức nghiệp vụ (phụ trách về tiến độ đào tạo):

– Xếp thời khóa biểu hàng tuần.

– Phối hợp với các khoa, bộ môn trong việc thực hiện tiến độ giảng dạy.

– Xếp lịch, tổ chức thi học kì và thi tốt nghiệp các lớp chính quy, VLVH.

– Nhập và xử lý điểm thi trên phần mềm quản lý điểm.

– Tiếp nhận và xử lý đơn đăng ký trả nợ học phần, bảo lưu điểm của sinh viên các lớp cao đẳng và trung cấp.

– In bằng tốt nghiệp cho HSSV các lớp chính quy và VLVH do trường đào tạo.

– Kiểm tra, thống kê tiết chuẩn hàng năm của giáo viên.

  1. b) Viên chức nghiệp vụ (phụ trách công tác tuyển sinh):

– Tham mưu cho lãnh đạo phòng xây dựng kế hoạch tuyển sinh hàng năm.

– Tư vấn về ngành nghề đào tạo cho người học.

– Phát hành thông báo tuyển sinh.

– Quản lý việc phát hành và thu nhận hồ sơ tuyển sinh theo từng loại hình đào tạo.

– Nhận và xử lý hồ sơ nhập học các lớp chính quy, VLVH do trường đào tạo, đào tạo chuyển tiếp 02 giai đoạn và sau đại học theo từng năm.

  1. c) Viên chức nghiệp vụ (phụ trách công tác văn thư, lưu trữ):

– Soạn thảo, lưu trữ văn bản của đơn vị.

– Tổng hợp báo cáo số liệu HSSV.

– Quản lý hồ sơ điểm các lớp chính quy, VLVH do trường đào tạo.

– Lập hồ sơ đề nghị cấp phôi văn bằng, chứng chỉ; sổ gốc cấp phát văn bằng, chứng chỉ các lớp chính quy và VLVH do trường đào tạo.

– Quản lý hồ sơ tốt nghiệp, hồ sơ cấp phát văn bằng, chứng chỉ các lớp chính quy và VLVH do trường đào tạo.

Điều 4. Số lượng người làm việc

Số lượng người làm việc được thực hiện trên cơ sở căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ; tính chất, khối lượng công việc; danh mục vị trí việc làm, chức danh nghề nghiệp, số lượng người làm việc được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phân bổ và khung năng lực của vị trí việc làm.

 

Chương 3

NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC

 

Điều 5. Nguyên tắc làm việc

  1. Trưởng phòng chấp hành sự phân công và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng phụ trách Đào tạo; Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng đối với nhiệm vụ được phân công phụ trách.
  2. Các viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong đơn vị làm việc theo nhiệm vụ do lãnh đạo phòng phân công và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng.
  3. Các viên chức chuyên môn nghiệp vụ khi giải quyết công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách thì phải chủ động bàn bạc thống nhất hướng giải quyết, nếu không phải kịp thời báo cho lãnh đạo phòng.
  4. Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, báo cáo kịp thời, chính xác các nội dung liên quan.
  5. Các thành viên trong đơn vị hoạt động theo nhiệm vụ được phân công, tránh đùn đẩy trách nhiệm. Chủ động xây dựng kế hoạch thực hiện, kế hoạch phải đảm bảo tính khoa học, chính xác và hiệu quả.
  6. Có tinh thần hợp tác và giúp đỡ lẫn nhau giữa các cá nhân trong đơn vị và với các phòng, khoa, trung tâm khác và các bộ phận có liên quan.
  7. Các viên chức trong đơn vị tham gia đào tạo, bồi dưỡng hoặc đi công tác phải báo cáo cho lãnh đạo phòng. Sau khi kết thúc phải báo cáo kết quả cho lãnh đạo phòng.
  8. Lưu giữ hồ sơ công tác chuyên môn đầy đủ.

Điều 6. Chế độ sinh hoạt, hội họp

  1. Mỗi tháng họp phòng 01 lần để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng và triển khai kế hoạch cho tháng tiếp theo.
  2. Thực hiện sơ kết và tổng kết việc thực hiện nhiệm vụ 6 tháng và 01 năm.

Điều 7. Quan hệ công tác

  1. Đối với Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng:

– Phòng đào tạo chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Hiệu trưởng về toàn bộ công tác theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. Trưởng phòng trực tiếp nhận chỉ đạo và nội dung công tác từ Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách trực tiếp và phải thường xuyên báo cáo Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách trực tiếp về những công tác đã được phân công.

– Định kỳ phải báo cáo với Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách trực tiếp về nội dung công tác và đề xuất các biện pháp giải quyết công tác chuyên môn của phòng.

  1. Đối với các đơn vị khác:
  2. a) Quan hệ với các khoa chuyên môn

– Thống nhất chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo toàn khóa, kế hoạch đào tạo năm học, nội dung giảng dạy các học kỳ.

– Phối hợp tổ chức cho HSSV thực tập nghề nghiệp, thực tập tốt nghiệp.

– Phối hợp trong việc theo dõi, đề xuất các giải pháp thực hiện nề nếp giảng dạy của giảng viên và học tập của HSSV.

– Phối hợp với các khoa xây dựng, phát triển chương trình đào tạo và huấn luyện giảng viên.

  1. b) Quan hệ với các phòng chức năng

– Phối hợp với Phòng Khảo thí và ĐBCL trong việc tổ chức thi và đánh giá kết quả học tập của HSSV.

– Phối hợp với Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế trong việc tổ chức, quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học của giảng viên và học sinh, sinh viên.

– Phối hợp với Phòng Công tác học sinh sinh viên quản lý HSSV.

  1. c) Quan hệ với các tổ chức khác đoàn thể khác

Trao đổi thông tin với các tổ chức, đoàn thể để góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, công tác quản lý đào tạo.

 

Chương 4

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

 

Điều 8. Căn cứ Quy chế này, Trưởng Phòng Đào tạo có trách nhiệm phân công nhiệm vụ, xác định số lượng người làm việc cụ thể đối với từng vị trí việc làm tương ứng với từng viên chức, người lao động và báo cáo Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách trực tiếp.

Điều 9. Trưởng Phòng Đào tạo và các đơn vị, cá nhân có liên quan có trách nhiệm thực hiện theo các nội dung quy định tại Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh các vấn đề vượt quá thẩm quyền thì Trưởng Phòng Đào tạo nghiên cứu đề xuất, kiến nghị với Hiệu trưởng xem xét, giải quyết hoặc bổ sung và sửa đổi Quy chế cho phù hợp./.

 

Bình luận bài viết