Phân công nhiệm vụ Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị

Phụ trách chung; chỉ đạo và chịu trách nhiệm chính về toàn bộ hoạt động của Phòng và trực tiếp phụ trách các nhiệm vụ sau:
– Nghiên cứu, tham mưu Hiệu trưởng trong việc xây dựng, phát triển và sắp xếp tổ chức bộ máy của Trường; công tác tuyển dụng; công tác quy hoạch, phát triển đội ngũ viên chức; công tác đào tạo, bồi dưỡng; công tác thi đua, khen thưởng; công tác cải cách hành chính.
– Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng tham mưu xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy chế, quy định liên quan đến công tác tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng của Trường; tham mưu xây dựng đề án vị trí việc làm, phân bổ số lượng người làm việc theo quy định.
– Thư ký cho các cuộc họp các cuộc họp cấp Trường hoặc theo yêu cầu cụ thể của Lãnh đạo Trường.
– Tham mưu và làm đầu mối trong việc liên lạc, trao đổi thông tin giữa Trường với các cơ quan, đơn vị.
– Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy chứng nhận, giấy xác nhận… cho viên chức, người lao động, các cá nhân đến liên hệ công tác.
– Ký các giấy tờ, văn bản khi được Hiệu trưởng ủy quyền.
– Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch hoạt động của đơn vị theo chương trình, kế hoạch hàng năm của Trường; Trực tiếp quản lý viên chức, người lao động và tổ chức đánh giá, phân loại viên chức, người lao động thuộc đơn vị; Quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định của Trường.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Trường.
– Giảng viên kiêm nhiệm, sinh hoạt cùng Bộ môn Tin học, Khoa Kỹ thuật – Công nghệ.

Giúp Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành trong việc thực hiện nhiệm vụ pháp chế, hành chính tổng hợp và văn thư, lưu trữ. Trực tiếp phụ trách các nhiệm vụ sau:
– Thư ký cho các cuộc họp các cuộc họp cấp Trường hoặc theo yêu cầu cụ thể của Lãnh đạo Trường.
– Kiểm tra, theo dõi tiến độ, đôn đốc các đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao; duy trì mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong toàn Trường theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định.
– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định, nội quy của Trường.
– Tham gia tư vấn về mặt thể thức, pháp lý đối với dự thảo các văn bản của Trường; Phối hợp các đơn vị có liên quan giúp Hiệu trưởng góp ý đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, tổ chức gửi xin ý kiến.
– Được Trưởng phòng ủy quyền ký các giấy tờ: giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy chứng nhận, giấy xác nhận… cho viên chức, người lao động, các cá nhân đến liên hệ công tác.
– Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi Trưởng phòng đi công tác và thực hiện các công việc do Trưởng phòng ủy quyền.
– Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được phân công và định kỳ báo cáo việc thực hiện công việc được giao.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Trường.

– Giảng viên kiêm nhiệm, sinh hoạt cùng Bộ môn Tin học, Khoa Kỹ thuật – Công nghệ.

Giúp Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành trong việc thực hiện nhiệm vụ quản trị, thiết bị. Trực tiếp phụ trách các nhiệm vụ sau:
– Lập kế hoạch, đề xuất phương án quản lý, điều phối, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên toàn bộ công trình xây dựng, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Nhà trường.
– Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng tham mưu xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy chế, quy định liên quan đến công tác quản trị, thiết bị.
– Trực tiếp chỉ đạo công tác hậu cần của Trường; phân công nhiệm vụ các nhân viên trong phòng phục vụ các hội thảo, hội nghị, … chuẩn bị các cuộc họp của Lãnh đạo Trường.
– Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát trong công tác đảm bảo an ninh trật tự trong Trường, việc sử dụng xe ôtô của Trường
– Phối hợp với Phòng Kế hoạch tài chính xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ công tác giảng dạy, quản lý của Nhà trường theo đề nghị của các đơn vị đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
– Tham mưu Hiệu trưởng và phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức kiểm kê, đánh giá, thanh lý tài sản cố định của Nhà trường theo quy định.
– Được Trưởng phòng ủy quyền ký các giấy tờ: giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy chứng nhận, giấy xác nhận… cho viên chức, người lao động, các cá nhân đến liên hệ công tác.
– Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được phân công và định kỳ báo cáo việc thực hiện công việc được giao.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Trường

– Theo dõi, tham mưu cho Trưởng phòng trong việc:
+ Tuyển dụng, bổ nhiệm, xét chuyển chức danh nghề nghiệp viên chức theo các văn bản quy định hiện hành;
+ Thực hiện các chế độ chính sách đối với viên chức, người lao động theo các quy định hiện hành;
+ Công tác đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức, người lao động.
– Quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ viên chức, người lao động theo đúng quy định; Thống kê, cập nhật dữ liệu về nhân sự của Trường.
– Theo dõi việc nghỉ phép trong toàn Trường, chấm công của Phòng và các hoạt động liên quan.
– Tổng hợp, quản lý hồ sơ, dữ liệu thi đua, khen thưởng của Trường;
– Xây dựng các báo cáo, văn bản, hồ sơ liên quan đến công tác tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng của Trường.
– Thư ký trong các cuộc họp, tổng hợp, chuẩn bị các tài liệu khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng, Ban Giám hiệu.
– Hướng dẫn các tập thể, cá nhân đối với các nội dung liên quan đến công tác tổ chức, nhân sự, thi đua khen thưởng của Trường.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.

– Theo dõi, tham mưu cho Trưởng phòng trong công tác cải cách hành chính của Trường.
– Tham mưu cho Lãnh đạo Phòng trong việc tư vấn về mặt thể thức, pháp lý đối với dự thảo các văn bản của Trường.
– Kiểm tra, theo dõi tiến độ, đôn đốc các đơn vị trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
– Theo dõi, tổng hợp các số liệu, dữ liệu và các hoạt động trong toàn Trường; Tổng hợp lịch đăng ký làm việc với Ban Giám hiệu hàng tuần của các đơn vị.
– Xây dựng các báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định. Xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, năm và các kế hoạch khác của Trường.
– Phụ trách công bố lịch công tác tuần của Ban Giám hiệu lên trang thông tin đện tử của Trường.
– Thư ký trong các cuộc họp, tổng hợp, chuẩn bị các tài liệu khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng, Ban Giám hiệu.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.

– Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đi, công văn đến của Trường, trình Ban Giám hiệu, chuyển công văn đến các đơn vị, cá nhân trong Trường (qua hệ thống QLVBĐH, trực tiếp hoặc qua email); gửi, đóng bì, gói gửi đến các địa chỉ theo yêu cầu đối với các đơn vị ngoài Trường; Bảo quản, sử dụng con dấu đúng quy định.
– Hàng ngày tiếp nhận, bảo quản tài liệu, thư báo, bưu phẩm, điện tín… do Bưu điện chuyển đến và gửi cho các đơn vị, cá nhân có liên quan. Phụ trách lên lịch làm việc hàng tuần tại các bảng thông báo.
– Thực hiện việc lưu trữ và phục vụ các hoạt động khai thác văn bản, hồ sơ, tài liệu của Trường theo đúng quy định.
– Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho viên chức, người lao động, các cá nhân đến liên hệ công tác.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.

– In sao các loại văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Trường khi có ý kiến của Lãnh đạo phòng, chịu trách nhiệm trong việc quản lý, vận hành máy photocopy, quản lý, cấp phát văn phòng phẩm.
– Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ công tác của Trường.
– Đặt mua và cấp phát các loại báo, tạp chí theo kế hoạch đã được Nhà trường phê duyệt.
– Kiểm tra, thực hiện công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh tại các khu của Trường.
– Sơ cấp cứu ban đầu cho học sinh, sinh viên và viên chức, nhân viên.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.

– Quản lý, điều phối, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Khu C của Nhà trường.
– Mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ công tác giảng dạy, quản lý của Nhà trường theo đề nghị của các đơn vị đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
– Theo dõi, quản lý, tham mưu điều tiết việc sử dụng điện, nước, hệ thống thông tin liên lạc, cơ sở vật chất, trang thiết bị dùng chung tại Khu C của Trường.
– Tổ chức thực hiện việc chăm sóc cảnh quan, cây xanh trong khuôn viên tại Khu C của Trường.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.
– Giảng viên kiêm nhiệm, sinh hoạt cùng Bộ môn Tin học, Khoa Kỹ thuật – Công nghệ.

– Thực hiện các phương án giữ gìn an ninh, trật tự trong khuôn viên các khu của Trường; đóng, mở cửa các phòng học, hội trường theo thời khóa biểu và theo lịch phân công cụ thể.
– Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân đến liên hệ công tác tại Trường.
– Phối hợp với đơn vị chức năng có liên quan trong việc thực hiện phòng cháy, chữa cháy.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.

– Trực tiếp thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần các cuộc họp, tiếp khách của Lãnh đạo Trường, các sự kiện do Trường tổ chức hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Trường.
– Dọn dẹp vệ sinh và chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài sản tại các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, phòng hội thảo, phòng họp; đảm bảo vệ sinh tại khuôn viên Khu Hiệu bộ của Trường.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng

– Trực tiếp thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần các cuộc họp, tiếp khách của Lãnh đạo Trường, các sự kiện do Trường tổ chức hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Trường.
– Dọn dẹp vệ sinh và chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài sản tại các phòng học, hội trường lớn, hội trường 2; đảm bảo vệ sinh tại khuôn viên Khu A của Trường.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng

– Dọn dẹp vệ sinh và chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài sản tại các nhà nghỉ giảng viên; đảm bảo vệ sinh tại khuôn viên các Khu B của Trường
– Phục vụ việc ăn, nghỉ cho giảng viên của các đơn vị liên kết đến công tác tại Trường.
– Trực tiếp thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần các cuộc họp, tiếp khách của Lãnh đạo Trường, các sự kiện do Trường tổ chức hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Trường.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.

– Dọn dẹp vệ sinh và chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài sản tại các phòng phòng họp, phòng học, nhà nghỉ giảng viên; đảm bảo vệ sinh tại khuôn viên Khu C của Trường.
– Trực tiếp thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần các cuộc họp, tiếp khách của Lãnh đạo Trường, các sự kiện do Trường tổ chức hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Trường.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.

– Quản lý, trực tiếp vận hành xe ôtô của Trường phục vụ công tác và các hoạt động khác của Nhà trường.
– Kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng thông thường đảm bảo xe ôtô của Trường hoạt động an toàn.
– Lập kế hoạch kiểm tra xe của Trường định kỳ, sửa chữa hư hỏng lớn do kỹ thuật xe không đảm bảo, trình duyệt trước khi tổ chức thực hiện.
– Định kỳ báo cáo số lượt hoạt động, nhiên liệu tiêu hao, số km đã chạy với Phó Trưởng phòng phụ trách trực tiếp.
– Các công việc khác khi có yêu cầu của Lãnh đạo Phòng.